Πολιτική απορρήτου

1. Ταυτότητα και στοιχεία επικοινωνίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας είναι η ZVELTO LIMITED, με διακριτικούς τίτλους Zvelto και Zvelto AI.

Έδρα: 66 Paul Street, Λονδίνο, EC2A 4NA, Ηνωμένο Βασίλειο.

Αριθμός μητρώου ICO: ZC103696

Email επικοινωνίας: privacy@zvelto.ai

Εποπτική αρχή:

• Χρήστες στο Ηνωμένο Βασίλειο: το Information Commissioner's Office (ICO).
• Χρήστες στην ΕΕ: καθώς η Zvelto δεν διαθέτει φυσικό γραφείο στην ΕΕ, μπορείτε να επικοινωνήσετε με το γραφείο μας στο Ηνωμένο Βασίλειο για κάθε θέμα δεδομένων. Έχετε επίσης δικαίωμα καταγγελίας στην αρχή προστασίας δεδομένων του κράτους μέλους της ΕΕ όπου διαμένετε.

2. Κατηγορίες προσωπικών δεδομένων που επεξεργαζόμαστε

Επεξεργαζόμαστε διαφορετικά δεδομένα ανάλογα με το πώς χρησιμοποιείτε τη Zvelto: ως ιδιοκτήτης ή στέλεχος εστιατορίου με λογαριασμό στο dashboard, ή ως πελάτης που παραγγέλνει, κάνει κράτηση ή αφήνει σχόλιο μέσω της ιστοσελίδας ενός εστιατορίου.

• Δεδομένα λογαριασμού χρήστη: όνομα, επαγγελματικό email και κρυπτογραφημένος κωδικός πρόσβασης για στελέχη και ιδιοκτήτες εστιατορίων με πρόσβαση στο dashboard.
• Δεδομένα επιχείρησης: επωνυμία εστιατορίου ή εταιρείας και επαγγελματικός ρόλος.
• Δεδομένα πελάτη (online παραγγελίες, κρατήσεις και σχόλια): όταν κάνετε μια online παραγγελία, ζητάτε τραπέζι ή αφήνετε σχόλιο μέσω της ιστοσελίδας ενός εστιατορίου, συλλέγουμε το όνομα και το τηλέφωνο που δίνετε, καθώς και το email και τη διεύθυνση παράδοσης όταν τα καταχωρείτε. Αποθηκεύουμε επίσης τα στοιχεία της ίδιας της παραγγελίας ή του αιτήματος (προϊόντα, ποσότητες, ζητούμενη ώρα, αριθμός ατόμων, σχόλια) ώστε το εστιατόριο να μπορεί να το εξυπηρετήσει.
• Ειδοποιήσεις παραγγελιών και κρατήσεων: για να ενημερωθεί άμεσα το προσωπικό του εστιατορίου, το όνομα, το τηλέφωνο και τα στοιχεία της παραγγελίας ή της κράτησης που υποβάλλετε προωθούνται στο δικό του κανάλι ειδοποιήσεων στο Telegram. Πρόκειται για λειτουργική ειδοποίηση που εξυπηρετεί την παραγγελία ή το αίτημά σας, όχι για κανάλι μάρκετινγκ, και ελέγχεται από το εστιατόριο, χωρίς περαιτέρω διάθεση από εμάς για άλλο σκοπό.
• Δεδομένα συνεδρίας και δραστηριότητας (λογαριασμοί χρηστών): ακριβείς ώρες σύνδεσης και αποσύνδεσης και συνολική διάρκεια συνεδρίας. Αν δεν καταγραφεί ρητή αποσύνδεση (για παράδειγμα, κλείσιμο του browser), η συνεδρία κλείνει τη στιγμή της επόμενης σύνδεσης, ως καταγραφή βέλτιστης προσπάθειας.
• Παλμός παρουσίας (λογαριασμοί χρηστών): ένα αίτημα παρασκηνίου που στέλνεται περίπου κάθε 60 δευτερόλεπτα όσο το dashboard είναι ανοιχτό, για να ενημερώνεται η ένδειξη "τελευταία ενεργός" για διοικητική ορατότητα. Η τιμή αυτή αντικαθίσταται συνεχώς και δεν έχει ιστορική αξία.
• Δεδομένα πληρωμών: διαχειρίζονται από τη Stripe για τη χρέωση συνδρομής των χρηστών. Δεν αποθηκεύουμε στοιχεία κάρτας στους δικούς μας διακομιστές· λαμβάνουμε μόνο επιβεβαίωση πληρωμής και σχετικά μεταδεδομένα χρέωσης.
• Τεχνικά δεδομένα: διεύθυνση IP και user agent του browser, μεταξύ άλλων για ελέγχους κατά της κατάχρησης στις δημόσιες φόρμες παραγγελιών, κρατήσεων και σχολίων.
• Cookies και τοπική αποθήκευση: χρησιμοποιούμε έναν μικρό αριθμό απολύτως απαραίτητων και λειτουργικών cookies και καταχωρίσεων τοπικής αποθήκευσης (local storage) του browser: ένα βραχύβιο cookie χώρας που ορίζεται στο edge για την επιλογή του προεπιλεγμένου νομίσματός σας, τις αποθηκευμένες προτιμήσεις γλώσσας και νομίσματος, και, για τους ιδιοκτήτες εστιατορίων, ένα token σύνδεσης που σας κρατά συνδεδεμένους. Δεν χρησιμοποιούμε cookies διαφήμισης ή διασταυρούμενης παρακολούθησης.
• Δεδομένα λειτουργιών AI: ανωνυμοποιημένα επιχειρηματικά δεδομένα (όπως στοιχεία μενού και κείμενο κριτικών) που επεξεργαζόμαστε για να παράγουμε λειτουργικά insights για τους ιδιοκτήτες εστιατορίων.
• Έγγραφα που ανεβαίνουν στον AI βοηθό (λογαριασμοί χρηστών): οι ιδιοκτήτες και τα στελέχη εστιατορίων μπορούν να ανεβάσουν δικά τους επιχειρηματικά έγγραφα (για παράδειγμα μενού, συνταγολόγιο ή τιμολόγιο προμηθευτή) στον AI βοηθό του dashboard. Διαβάζουμε το κείμενο του αρχείου και το κρατάμε ως σημειώσεις, τις οποίες συμβουλεύεται ο βοηθός όταν απαντά στις ερωτήσεις τους. Επεξεργαζόμαστε ό,τι ανεβάσει ο χρήστης, επομένως ένα έγγραφο μπορεί να περιέχει στοιχεία τρίτων, όπως τα στοιχεία επικοινωνίας ενός προμηθευτή σε τιμολόγιο. Το ίδιο το αρχείο δεν αποθηκεύεται: η επεξεργασία γίνεται στη μνήμη και το αρχείο διαγράφεται μόλις εξαχθεί το κείμενο.

3. Νομική βάση επεξεργασίας (Άρθρο 6 ΓΚΠΔ)

• Αναγκαιότητα για την εκτέλεση σύμβασης (Άρθρο 6(1)(β)): η επεξεργασία είναι αναγκαία για την παροχή της πλατφόρμας, τη διαχείριση του λογαριασμού ενός χρήστη και την εκτέλεση παραγγελίας, κράτησης ή σχολίου που υποβάλλετε μέσω της ιστοσελίδας ενός εστιατορίου, συμπεριλαμβανομένης της προώθησής του στο προσωπικό του.
• Έννομο συμφέρον (Άρθρο 6(1)(στ)): παρακολουθούμε τη δραστηριότητα των λογαριασμών χρηστών για την ασφάλεια της πλατφόρμας, την πρόληψη απάτης και την αξιοπιστία της υπηρεσίας. Η εκτίμηση εννόμου συμφέροντος που έχουμε πραγματοποιήσει επιβεβαιώνει ότι ο αντίκτυπος στην ιδιωτικότητα είναι χαμηλός και περιορίζεται σε βασικές χρονικές σημάνσεις του συστήματος.
• Νομική υποχρέωση (Άρθρο 6(1)(γ)): τήρηση οικονομικών και συναλλακτικών στοιχείων για φορολογική συμμόρφωση.
• Συγκατάθεση (Άρθρο 6(1)(α)): για προαιρετική επικοινωνία μάρκετινγκ.

4. Αποδέκτες δεδομένων και διεθνείς διαβιβάσεις

4.1 Υπεργολάβοι επεξεργασίας

Μοιραζόμαστε δεδομένα με έμπιστους τρίτους υπεργολάβους επεξεργασίας για την παροχή της βασικής μας υποδομής. Αυτή τη στιγμή περιλαμβάνει:

• Βάση δεδομένων και φιλοξενία εφαρμογής: Neon (βάση δεδομένων), Railway (φιλοξενία backend), Vercel (φιλοξενία ιστοσελίδας).
• Πληρωμές: Stripe.
• Ανάλυση με AI: OpenAI.
• AI βοηθός και ανάγνωση εγγράφων: OpenAI. Όταν ένας χρήστης ανεβάζει επιχειρηματικό έγγραφο στον AI βοηθό, το περιεχόμενο του εγγράφου αποστέλλεται στην OpenAI για να αναγνωστεί και να μετατραπεί σε σημειώσεις, ενώ οι σημειώσεις αυτές αποστέλλονται ξανά κάθε φορά που ο βοηθός απαντά σε μια ερώτηση. Πρόκειται για ευρύτερο εύρος πληροφοριών από το κείμενο κριτικών και τα επιχειρηματικά μεγέθη παραπάνω, καθώς αφορά ό,τι επιλέγει να ανεβάσει ο χρήστης. Παραγγελίες πελατών, κρατήσεις και στοιχεία πληρωμών δεν αποστέλλονται.
• Επικοινωνία: Resend.
• Ειδοποιήσεις παραγγελιών και κρατήσεων: Telegram, μέσω bot που ρυθμίζει το κάθε εστιατόριο για το δικό του κανάλι προσωπικού.
• Αναζήτηση διεύθυνσης παράδοσης: Google (Maps Platform). Όταν κάνετε παραγγελία με παράδοση, η διεύθυνση παράδοσης που καταχωρείτε αποστέλλεται στην Google, ώστε να μετατραπεί σε τοποθεσία και να υπολογιστεί η απόσταση οδήγησης από το εστιατόριο. Έτσι το εστιατόριο μπορεί να σας πει αν κάνει παράδοση στη διεύθυνσή σας και με τι κόστος. Το όνομα, το τηλέφωνο και το περιεχόμενο της παραγγελίας σας δεν αποστέλλονται.

4.2 Αλλαγές στους υπεργολάβους επεξεργασίας

Ενδέχεται να ενημερώνουμε τη λίστα των υπεργολάβων επεξεργασίας κατά καιρούς, για τη βελτίωση της υπηρεσίας μας. Θα διασφαλίζουμε ότι κάθε νέος πάροχος προσφέρει ισοδύναμα ή ανώτερα πρότυπα προστασίας δεδομένων και συμμορφώνεται με τις σχετικές απαιτήσεις του ΓΚΠΔ στο Ηνωμένο Βασίλειο και την ΕΕ.

4.3 Διεθνείς διαβιβάσεις και πρόσβαση ομάδας

Καθώς η Zvelto λειτουργεί με κατανεμημένη ομάδα, τα προσωπικά σας δεδομένα ενδέχεται να τα προσπελάζει και να τα επεξεργάζεται το προσωπικό μας και ανεξάρτητοι συνεργάτες που δραστηριοποιούνται στον Ευρωπαϊκό Οικονομικό Χώρο (ΕΟΧ), συγκεκριμένα στην Ελλάδα. Βάσει του UK GDPR, οι διαβιβάσεις αυτές επιτρέπονται επειδή η Ελλάδα καλύπτεται από τους κανονισμούς επάρκειας της κυβέρνησης του Ηνωμένου Βασιλείου, που διασφαλίζουν επίπεδο προστασίας ισοδύναμο με αυτό του Ηνωμένου Βασιλείου.

Για διαβιβάσεις σε παρόχους μας με έδρα τις ΗΠΑ (για παράδειγμα OpenAI, Stripe και Google), βασιζόμαστε σε Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες (SCCs) ή στη Συμφωνία Διεθνούς Διαβίβασης Δεδομένων του Ηνωμένου Βασιλείου (IDTA) για να διασφαλίσουμε ισοδύναμο επίπεδο προστασίας.

5. Περίοδοι διατήρησης δεδομένων

• Δεδομένα λογαριασμού χρήστη: διατηρούνται για όσο διαρκεί η σύμβαση, συν 6 έτη, σύμφωνα με τις νόμιμες προθεσμίες παραγραφής του Ηνωμένου Βασιλείου για νομικές αξιώσεις.
• Στοιχεία παραγγελιών, κρατήσεων και σχολίων: διατηρούνται έως 2 έτη για την εξυπηρέτηση πελατών, την επίλυση διαφορών και τη λογιστική τήρηση του εστιατορίου, μετά τα οποία διαγράφονται ή ανωνυμοποιούνται.
• Καταγραφές συνεδρίας: διαγράφονται αυτόματα 12 μήνες μετά τη δημιουργία τους.
• Παλμός παρουσίας: η τιμή αυτή αντικαθίσταται συνεχώς και δεν έχει ιστορική αξία.
• Οικονομικά στοιχεία: διατηρούνται για 7 έτη για συμμόρφωση με την HMRC και φορολογικούς σκοπούς.
• Σημειώσεις και συνομιλίες του AI βοηθού: το αρχείο που ανεβάζει ο χρήστης δεν αποθηκεύεται ποτέ· διατηρούνται μόνο οι σημειώσεις που προκύπτουν από αυτό. Οι σημειώσεις παραμένουν έως ότου τις διαγράψει ο χρήστης, οπότε και αφαιρούνται οριστικά χωρίς να κρατείται αντίγραφο πουθενά, ενώ το ιστορικό συνομιλίας παραμένει έως ότου το εκκαθαρίσει ο χρήστης. Και τα δύο διαγράφονται μαζί με τον λογαριασμό.

6. Τα δικαιώματά σας και αυτοματοποιημένη επεξεργασία

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης ή διαγραφής των δεδομένων σας, και δικαίωμα αντίρρησης στην παρακολούθηση δραστηριότητας (συνεδρία/παλμός παρουσίας), στέλνοντας email στο <mail>privacy@zvelto.ai</mail>.

Αυτοματοποιημένη λήψη αποφάσεων: η κατάσταση παρουσίας ενός χρήστη (συνδεδεμένος/απών) είναι απλός υπολογισμός βάσει ορίου χρόνου και δεν συνιστά κατάρτιση προφίλ. Τα AI insights μας απαιτούν σήμερα ανθρώπινη έγκριση πριν εφαρμοστεί οποιαδήποτε αλλαγή στο μενού ή στις τιμές· δεν λαμβάνεται καμία αυτοματοποιημένη απόφαση για εσάς χωρίς άνθρωπο στη διαδικασία.

Καταγγελίες: έχετε δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στο ICO (Ηνωμένο Βασίλειο) ή στην τοπική εποπτική αρχή της ΕΕ.